Algemene  Voorwaarden

Artikel 1 – Definities

• Anna AI: de besloten vennootschap Anna AI B.V., gevestigd te [adres], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer].
• Diensten: de door Anna AI aangeboden software- en AI-gestuurde oplossingen, waaronder maar niet beperkt tot AI-telefoniediensten, automatische gespreksverwerking, messaging via onder andere SMS en WhatsApp, en aanverwante digitale AI-diensten.
• Klant: iedere rechtspersoon of ondernemer die met Anna AI een overeenkomst aangaat.
• Overeenkomst: de schriftelijke of elektronische afspraak waarbij Anna AI zich verbindt tot het leveren van Diensten aan de Klant.
• Gebruiker: een natuurlijke persoon die namens de Klant gebruikmaakt van de Diensten.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en leveringen van Anna AI, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

2. Algemene inkoop- of andere voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

3. Naast deze voorwaarden gelden de gebruiksvoorwaarden (https://anna-ai.nl/gebruiksvoorwaarden), het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst. Bij strijdigheid geldt de rangorde van artikel 2 lid 2 van de gebruiksvoorwaarden: voor de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor, voor de regels over het gebruik van de Dienst gaan de gebruiksvoorwaarden voor, en voor al het overige gaan deze algemene voorwaarden voor.

Artikel 3 – Dienstverlening

1. Anna AI verleent de Klant toegang tot haar Diensten via een online platform of API.

2. De Klant is verantwoordelijk voor de correcte configuratie van benodigde koppelingen, zoals telefoondoorschakeling.

3. De Dienst wordt als operationeel beschouwd zodra deze toegankelijk is voor gebruik door de Klant.

4. Anna AI is gerechtigd de inhoud en functionaliteit van haar Diensten aan te passen of uit te breiden, zonder voorafgaande toestemming van de Klant.

5. Indien aanpassingen naar oordeel van Anna AI van materieel belang zijn voor het gebruik van de Diensten, zal Anna AI deze wijzigingen met een redelijke aankondigingstermijn communiceren via het klantenportaal of per e-mail.

6. Wijzigingen geven geen recht op schadevergoeding of ontbinding van de Overeenkomst, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7. De Klant is zelf verantwoordelijk voor het instellen van doorschakeling of nummerportering via zijn eigen telecomaanbieder.

8. Voor de levering van de Dienst maakt Anna AI gebruik van derden. Anna AI is niet aansprakelijk voor schade of onbeschikbaarheid van de Dienst veroorzaakt door deze partijen. Dit laat de verplichtingen van Anna AI op grond van de AVG en de verwerkersovereenkomst, waaronder de verantwoordelijkheid voor subverwerkers in artikel 4 daarvan, onverlet.

9. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, biedt Anna AI geen gegarandeerde beschikbaarheid of responstijden.

10. Voor betalende klanten geldt een maximale gespreksduur van tien (10) minuten (600 seconden) per gesprek. Een gesprek dat langer duurt, wordt na die tijd door de Dienst beëindigd.

Artikel 4 – Duur en beëindiging

1. De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij anders overeengekomen.

2. De Klant kan zijn abonnement op elk moment opzeggen, zonder opzegtermijn. Het abonnement loopt dan door tot het einde van de periode die al betaald is (een maand, of een jaar bij een jaarabonnement) en stopt op die datum; tot dan kan de Klant de Dienst gewoon blijven gebruiken. Wat voor de lopende periode al betaald is, wordt niet terugbetaald, ook niet bij een jaarabonnement met korting. Wil de Klant dat de Dienst direct stopt, dan sluit hij zijn account (lid 6). Anna AI kan de Overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van één (1) maand.

3. Anna AI is gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen bij wanbetaling, misbruik van de Dienst of schending van toepasselijke wet- en regelgeving.

4. Na beëindiging worden klantdata verwijderd binnen dertig (30) dagen, tenzij anders wettelijk verplicht. Sluit de Klant zijn account zelf (lid 6), dan verwijdert Anna AI direct de inlog, het profiel, de teamleden, de instellingen, de assistent- en nummerconfiguratie en alle gesprekken. Facturen, het verbruik en de factuurgegevens (bedrijfsnaam, adres, KvK/btw, factuur-e-mail) bewaart Anna AI zeven (7) jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat vereist; daarna worden ook die geanonimiseerd. Wie het account heeft gesloten en wanneer (naam en e-mailadres van de aanvrager en diens verklaring over het telefoonnummer) en het logboek van handelingen op het account (auditlog) bewaart Anna AI vijf (5) jaar, zodat Anna AI later kan uitleggen waarom en door wie het account is gesloten; daarna worden ook die geanonimiseerd.

5. Anna AI richt de Dienst na ontvangst van de betaling en de benodigde gegevens zo snel mogelijk in, doorgaans binnen enkele minuten. Voor telefoonnummers waarvoor wettelijke eisen gelden, kan de inrichting langer duren omdat dan eerst de wettelijk vereiste verificatie (zoals controle van adres- of bedrijfsgegevens) moet plaatsvinden. Deze termijn is indicatief en vormt geen fatale termijn.

6. De Klant kan zijn account op elk moment zelf sluiten via het klantenportaal (“Account sluiten”). De Dienst stopt dan overeenkomstig de in het sluitingsproces vermelde voorwaarden. Voor zover op het gebruikte telefoonnummer een wettelijk recht op nummerbehoud of nummerportabiliteit van toepassing is, blijft dat recht onverkort van toepassing en werkt Anna AI mee aan een geldig verzoek tot nummeroverdracht. De Klant kan tot één (1) maand (30 dagen) na beëindiging van de Overeenkomst een verzoek tot nummeroverzetting indienen; Anna AI reserveert het nummer gedurende die periode voor de Klant. Een Klant kan uitsluitend door een afzonderlijke en uitdrukkelijke keuze afstand doen van een wettelijk recht op nummerbehoud, voor zover de wet een dergelijke afstand toestaat. Extra verbruik dat nog niet gefactureerd is, wordt afgerekend op een eindfactuur; de rest van de lopende periode wordt niet terugbetaald. Het sluiten van het account kan niet ongedaan worden gemaakt.

7. Een afgesproken prijs vervalt als de Klant zelf van pakket wisselt.

Artikel 5 – Vergoeding en betaling

1. Voor het gebruik van de Diensten is de Klant een periodieke vergoeding verschuldigd, zoals overeengekomen.

2. Het vaste abonnementsbedrag wordt maandelijks vooraf gefactureerd. Gebruik boven de in het abonnement inbegrepen minuten wordt achteraf gefactureerd. De betalingstermijn is veertien (14) dagen.

3. Bij overschrijding van de betalingstermijn is de Klant wettelijke rente en incassokosten verschuldigd.

4. Anna AI mag de toegang tot de Diensten opschorten bij uitblijvende betaling.

5. Opschorting ontslaat de Klant niet van de betalingsverplichting.

6. Kiest de Klant binnen het platform voor een upgrade, dan wisselt de Klant naar een abonnement met een grotere minutenbundel en een hoger maandbedrag. Dit gaat direct in. Het nieuwe abonnement begint op de dag van de upgrade, met een volledige nieuwe minutenbundel, en het volledige maandbedrag van het nieuwe abonnement wordt direct gefactureerd en geïnd. De dag van de upgrade wordt de nieuwe factuurdatum. Het lopende abonnement blijft volledig betaald; er vindt geen terugbetaling of verrekening naar rato plaats. Gebruik boven de minutenbundel van het lopende abonnement tot het moment van de upgrade wordt gefactureerd tegen het tarief per extra minuut van dat abonnement. De upgrade geldt pas nadat deze betaling is voldaan.

7. Kiest de Klant binnen het platform voor een downgrade, dan wisselt de Klant naar een abonnement met een kleinere minutenbundel en een lager maandbedrag. Dit gaat in aan het einde van de lopende, reeds betaalde periode. Voor de resterende periode vindt geen terugbetaling of verrekening plaats. De factuurdatum blijft bij een downgrade ongewijzigd.

8. Verbindt de AI-assistent een beller op verzoek van de Klant door naar een door de Klant opgegeven telefoonnummer, of verbindt de Dienst een gesprek eerst door naar de Klant, dan tellen de minuten van het doorverbonden gesprek als gewone gespreksminuten: eerst binnen de minutenbundel van het abonnement, daarna van eventuele extra gratis minuten en daarna tegen het tarief per extra minuut van het abonnement, exclusief btw. De duur wordt per doorverbonden gesprek berekend per begonnen minuut vanaf het moment waarop de doorverbinding daadwerkelijk tot stand komt, ook als op het doorverbonden nummer een voicemail opneemt. Een doorverbinding die niet wordt opgenomen, bezet is of mislukt, wordt niet in rekening gebracht.

9. Zet de Klant de bevestiging van afspraken per sms aan, dan zijn per kalendermaand het in het abonnement genoemde aantal bevestigings-sms'jes inbegrepen. Bevat het abonnement een tarief per extra sms, dan wordt daarboven elke afgeleverde bevestigings-sms tegen dat tarief in rekening gebracht, exclusief btw. Deze kosten worden achteraf gefactureerd met de eerstvolgende factuur van het abonnement en op dezelfde wijze voldaan als het abonnement: via de betaalmethode die de Klant daarvoor heeft opgegeven of, bij betaling op factuur, binnen de betalingstermijn van die factuur. Een aparte betaling is niet nodig. Een sms die niet wordt afgeleverd, wordt niet in rekening gebracht. Bevat het abonnement geen tarief per extra sms, dan worden boven het inbegrepen aantal geen bevestigings-sms'jes verstuurd.

Artikel 6 – Intellectuele Eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de Diensten, software, content en technologie berusten bij Anna AI of haar licentiegevers.

2. De Klant verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht.

3. Het is de Klant niet toegestaan de software te kopiëren, wijzigen, decompileren of reverse-engineeren.

Artikel 7 – Gegevensbescherming

1. Anna AI verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Klantdata zoals gesprekslogboeken, transcripties en samenvattingen worden conform vastgestelde bewaartermijnen verwerkt en zijn enkel toegankelijk voor bevoegde gebruikers.

3. Een verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de dienstverlening.

4. Anna AI is gerechtigd geanonimiseerde en geaggregeerde gebruiksgegevens te analyseren ten behoeve van verbetering van de Diensten, mits deze gegevens niet herleidbaar zijn tot de Klant of een individuele betrokkene.

5. De Klant erkent dat hij verwerkingsverantwoordelijke is. Anna AI treedt op als verwerker. Door akkoord te gaan met deze voorwaarden accepteert de Klant ook de verwerkersovereenkomst.

6. Verdere informatie is beschikbaar in het privacybeleid op https://anna-ai.nl/privacybeleid.

Artikel 8 – Onderhoud en ondersteuning

1. Anna AI voert regulier onderhoud uit om de prestaties, veiligheid en stabiliteit van de Dienst te waarborgen.

2. Ondersteuning is beschikbaar op werkdagen van 09:00 tot 17:00 uur.

3. Buiten kantoortijden is ondersteuning uitsluitend op afspraak beschikbaar en kan extra kosten met zich meebrengen.

Artikel 9 – Aansprakelijkheid

1. De aansprakelijkheid van Anna AI is beperkt tot directe schade, tot maximaal het bedrag dat de Klant in de maand voorafgaand aan het incident aan Anna AI heeft betaald.

2. Anna AI is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals winstderving of dataverlies.

3. De Klant vrijwaart Anna AI tegen aanspraken van derden voortvloeiend uit gebruik van de Dienst door de Klant.

4. Anna AI is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van beslissingen gebaseerd op AI-output.

Artikel 10 – Overmacht

1. Anna AI is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van overmacht, waaronder: storingen in internet-, elektriciteits- of communicatiediensten, cyberincidenten, overheidsmaatregelen en pandemieën.

2. Indien de overmachtsituatie langer dan dertig (30) dagen voortduurt, mogen beide partijen de Overeenkomst ontbinden zonder schadeplichtigheid.

Artikel 11 – Wijziging van voorwaarden

1. Anna AI is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen. Iedere versie heeft een versienummer en blijft te raadplegen.

2. Een wijziging die voor de Klant gunstig of neutraal is, gaat direct in. Een wijziging in het nadeel van de Klant gaat in op zijn vroegst veertien (14) dagen nadat Anna AI haar heeft aangekondigd; die aankondiging gaat per e-mail aan de accounteigenaar en vermeldt de ingangsdatum. Anna AI toont iedere wijziging ook in het klantenportaal.

3. Gaat de Klant niet akkoord met een wijziging in zijn nadeel, dan kan hij vóór de ingangsdatum zijn abonnement opzeggen volgens artikel 4 lid 2 of zijn account sluiten volgens artikel 4 lid 6. Doet hij dat niet, dan gelden de gewijzigde voorwaarden vanaf de ingangsdatum ook voor hem.

4. Wie zich als nieuwe Klant aanmeldt, gaat akkoord met de nieuwste versie van deze voorwaarden, ook als die versie nog niet is ingegaan.

5. Wijzigingen worden niet met terugwerkende kracht toegepast.

Artikel 12 – Toepasselijk recht en geschillen

1. Op deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Anna AI statutair gevestigd is.

Artikel 13 – Geheimhouding

1. Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar verkrijgen.

Artikel 14 – Exportcontrole en sancties

1. De Klant verklaart dat hij de Diensten niet zal gebruiken of exporteren naar landen, entiteiten of personen waarvoor beperkingen gelden onder toepasselijke wetgeving.

2. Anna AI mag de toegang tot de Diensten opschorten of beëindigen bij overtreding van deze regels.

Artikel 15 – Beveiliging

1. De Klant is verantwoordelijk voor beveiliging van zijn eigen IT-omgeving. Anna AI is niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit onveilige configuraties of onbevoegd gebruik.

Artikel 16 – Ongeoorloofd gebruik en AI-verantwoordelijkheid

1. Het is de Klant niet toegestaan de Diensten te gebruiken voor doeleinden die in strijd zijn met de wet, de openbare orde, de goede zeden of de normen van verantwoord gebruik van kunstmatige intelligentie (AI), waaronder maar niet beperkt tot:

a) Het genereren, verspreiden of promoten van misleidende of schadelijke AI-gegenereerde spraak of content (zoals deepfakes, stemklonen zonder toestemming of manipulatieve communicatie);

b) Het ongeautoriseerd gebruik van persoonsgegevens of stemmen van derden;

c) Het inzetten van de Dienst voor fraude, intimidatie, haatzaaiing of andere risicovolle toepassingen, of voor de toepassingen die artikel 4 van de gebruiksvoorwaarden uitsluit, zoals politieke berichtgeving;

d) Het overtreden van de gebruiksvoorwaarden van derden waarvan de Dienst (deels) afhankelijk is.

2. Bij misbruik of een redelijk vermoeden daarvan mag Anna AI de toegang blokkeren of de Overeenkomst beëindigen. Daarbij gelden de werkwijze en de hersteltermijn van de artikelen 15 en 19 van de gebruiksvoorwaarden; bij een ernstige schending of een spoedeisend risico mag Anna AI per direct ingrijpen.

3. De Klant vrijwaart Anna AI voor aanspraken van derden als gevolg van dergelijk gebruik.

4. Anna AI kan melding doen bij autoriteiten bij ernstig misbruik.

5. Het gebruik van de AI-functionaliteiten van Anna AI dient te geschieden in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Europese Verordening inzake Kunstmatige Intelligentie (AI Act). Inzet in strijd met deze regels wordt aangemerkt als ongeoorloofd gebruik in de zin van dit artikel.

Artikel 17 – Gebruik van Kunstmatige Intelligentie (AI)

1. Anna AI gebruikt AI voor spraakherkenning, synthese en gespreksanalyse.

2. Anna AI is zodanig ingericht dat een beller uiterlijk bij de eerste interactie duidelijk wordt geïnformeerd dat hij of zij met een AI-systeem communiceert. Deze melding kan door de Klant niet worden uitgeschakeld, verborgen of zodanig aangepast dat het AI-karakter niet langer duidelijk is. Artikel 5 van de gebruiksvoorwaarden werkt dit verder uit.

3. Anna AI is niet aansprakelijk voor beslissingen gebaseerd op AI-uitvoer.

4. AI wordt beheerd in overeenstemming met de op de Dienst toepasselijke bepalingen van de AVG en de Europese AI-verordening.

Artikel 18 – Zakelijk gebruik

De Diensten van Anna AI worden uitsluitend aangeboden aan rechtspersonen en natuurlijke personen die de Overeenkomst aangaan in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Door de Overeenkomst aan te gaan verklaart de Klant dat hij de Diensten uitsluitend voor zakelijke doeleinden afneemt en dat de verstrekte bedrijfsgegevens juist zijn. Anna AI mag deze bedrijfsgegevens verifiëren en mag de totstandkoming of voortzetting van de Overeenkomst weigeren indien redelijkerwijs twijfel bestaat over het zakelijke karakter van de afname.