Wat Anna AI met gespreksgegevens doet

1. Voor wie is deze pagina

U belt een bedrijf dat Anna AI gebruikt als AI-telefoniste, of u bent zelf klant van Anna AI en wilt uw bellers uitleggen wat er met hun gegevens gebeurt. Deze pagina beschrijft wat Anna AI B.V. doet met de gegevens van een telefoongesprek.

Het bedrijf dat u belt bepaalt waarom en hoe uw gegevens gebruikt worden: dat bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke. Anna AI is de verwerker en handelt namens dat bedrijf, op basis van een verwerkersovereenkomst.

2. U spreekt met een AI-assistent

Een beller hoort aan het begin van het gesprek dat hij of zij met een AI-assistent spreekt.

3. Welke gegevens

• Uw telefoonnummer en gespreksgegevens zoals tijdstip en duur;
• Uw stem, uitsluitend live tijdens het gesprek zelf, om spraak in tekst om te zetten en terug te spreken. Het gesprek wordt niet als geluidsopname bewaard;
• Een transcriptie van het gesprek;
• Een samenvatting van het gesprek en eventuele actiepunten;
• De gegevens die u zelf noemt, zoals uw naam, telefoonnummer en de reden van uw telefoontje.

4. Waarvoor

• Het gesprek namens het bedrijf dat u belt afhandelen;
• Een samenvatting maken die het bedrijf in zijn dashboard leest;
• Het gesprek doorverbinden wanneer dat past.

Anna AI verwerkt deze gegevens op instructie van het bedrijf dat u belt. Voor welke eigen doelen het bedrijf de gegevens daarna gebruikt, staat in de privacyverklaring van dat bedrijf.

5. Hoe lang

Transcripties, samenvattingen en gespreksgegevens worden 90 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Het bedrijf kan gesprekken ook eerder zelf verwijderen. Ook onze telefoonprovider Twilio houdt een registratie van het gesprek bij, met het nummer van de beller. Die registraties worden wekelijks verwijderd zodra ze ouder zijn dan 90 dagen. Rekeningnummers (IBAN), betaalkaartnummers en een burgerservicenummer dat met het woord “BSN” of “burgerservicenummer” wordt genoemd, maskeren wij zelf voordat het gesprek wordt opgeslagen. Meer over bewaartermijnen staat in ons privacybeleid.

6. Wie verwerkt de gegevens mee, en waar

Anna AI schakelt andere partijen in (subverwerkers) om de dienst te leveren. Per partij staan het doel, de gegevenscategorie en de locatie op anna-ai.nl/subverwerkers. Daar staat ook in welke regio elke partij gegevens verwerkt. Voor partijen buiten de Europese Economische Ruimte gelden de waarborgen uit ons privacybeleid (hoofdstuk 6) en artikel 5 van de verwerkersovereenkomst.

7. Uw rechten als beller

U kunt het bedrijf dat u belde vragen om inzage in, correctie of verwijdering van uw gegevens, of om andere rechten uit de AVG uit te oefenen. Richt uw verzoek daarom aan dat bedrijf, want dat is de verwerkingsverantwoordelijke. Anna AI helpt het bedrijf bij het afhandelen van zulke verzoeken.

Weet u niet tot wie u zich moet wenden, of heeft u een vraag over Anna AI zelf? Neem dan contact met ons op (zie hieronder).

8. Voorbeeldtekst voor klanten van Anna AI

Bent u klant van Anna AI? U mag deze tekst overnemen in uw eigen privacyverklaring en aanvullen met uw eigen verwerkingen. Hierboven staat wat Anna AI doet; wat u zelf met de gegevens doet, beschrijft u zelf.

Wij gebruiken Anna AI als AI-telefoniste om gesprekken namens ons aan te nemen. Bellers horen aan het begin van het gesprek dat zij met een AI-assistent spreken. Anna AI verwerkt hierbij uw telefoonnummer, een transcriptie en samenvatting van het gesprek en de gegevens die u zelf noemt. Het gesprek wordt niet als geluidsopname bewaard. Gespreksgegevens worden 90 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Meer informatie over wat Anna AI met gespreksgegevens doet: anna-ai.nl/gespreksgegevens.

9. Contact

Anna AI B.V.
E-mail: info@anna-ai.nl