Privacybeleid – Anna AI B.V.

1. Inleiding

Dit privacybeleid beschrijft hoe Anna AI B.V. ("Anna AI", "wij", "ons") omgaat met persoonsgegevens van haar klanten, gebruikers en bezoekers van haar platform en diensten. Wij verwerken persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR).

Dit beleid geldt voor alle verwerkingen waarbij Anna AI optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. De actuele versie van dit privacybeleid vormt een integraal onderdeel van de Overeenkomst en is beschikbaar via https://anna-ai.nl/privacybeleid.

2. Categorieën van persoonsgegevens

Wij kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer;
• Gebruikersgegevens: inloggegevens, voorkeuren, instellingen;
• Communicatiegegevens: gesprekslogboeken, transcripties en samenvattingen van gesprekken, en de gegevens die een beller zelf noemt (zoals naam, telefoonnummer en de reden van bellen). Gesprekken worden niet opgenomen: audio wordt alleen live tijdens het gesprek verwerkt om spraak in tekst om te zetten en terug te spreken, en wordt niet bewaard;
• Technische gegevens: IP-adres, apparaatinformatie, browsergegevens;
• Betaalgegevens: uitsluitend verwerkt via externe betaalproviders;
• Audio- en tekstdata: die gebruikers aanleveren via onze AI-diensten;
• Geanonimiseerde gebruiksgegevens.

2a. Wanneer wij verwerker zijn

Wanneer Anna AI telefoongesprekken namens een zakelijke klant verwerkt, bepaalt die klant het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens van zijn bellers. De klant is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en Anna AI is verwerker. Op deze verwerking is de verwerkersovereenkomst van toepassing. Verzoeken van bellers over deze gegevens behandelen wij namens of in samenwerking met de betreffende klant.

3. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aanbieden, beveiligen en verbeteren van onze diensten;
• Klantbeheer, ondersteuning en communicatie;
• Facturatie en administratieve doeleinden;
• Onderzoek en ontwikkeling van AI-functionaliteiten, uitsluitend met werkelijk geanonimiseerde gespreksdata;
• Het meten van het gebruik van onze website en van het effect van onze advertenties, alleen met jouw toestemming;
• Detectie en voorkoming van misbruik of fraude;
• Naleving van wettelijke verplichtingen.

4. Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG);
• Voldoen aan een wettelijke verplichting (sub c);
• Gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld beveiliging of productontwikkeling met geanonimiseerde gegevens (sub f);
• Toestemming, indien vereist (sub a).

5. Verwerkers en doorgifte aan derden

Voor de uitvoering van onze diensten schakelen wij gespecialiseerde derde partijen in, zoals leveranciers voor telefonie, spraaktechnologie, hosting en beveiliging. Deze partijen kunnen in dat kader persoonsgegevens verwerken, waaronder:

• communicatiegegevens (zoals tijdstip, ontvanger, duur);
• metadata en gebruikersactiviteit (zoals IP-adres, browsergegevens);
• inhoud van gesprekken of berichten;
• locatiegegevens op basis van IP.

Deze verwerkingen vinden uitsluitend plaats op onze instructie, op basis van een verwerkersovereenkomst. In sommige gevallen treden deze derde partijen echter op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval zijn hun eigen privacyvoorwaarden van toepassing, waartoe gebruikers via onze dienstverlening indirect toegang krijgen.

De actuele lijst met deze partijen, per partij met het doel, de gegevenscategorie en de locatie, staat op anna-ai.nl/subverwerkers.

Gebruikers dienen zich in dat geval ook te houden aan het gebruiksbeleid van deze derde partijen, waaronder eventuele "Prohibited Use Policies".

6. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Sommige van de door ons ingeschakelde dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waaronder in de Verenigde Staten. In deze gevallen zorgen wij voor passende waarborgen conform artikel 46 AVG, waaronder:

• het gebruik van modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses – SCC's);
• deelname aan het EU-US Data Privacy Framework;
• of goedgekeurde Binding Corporate Rules (BCR's).

Op verzoek verstrekken wij nadere informatie over de specifieke waarborgen die van toepassing zijn.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is. Transcripties, samenvattingen en gespreksgegevens worden 90 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Je kunt gesprekken ook eerder zelf verwijderen. Facturen en verbruiksgegevens bewaren we 7 jaar vanwege de fiscale bewaarplicht. Een beperkt logboek van beheeracties (zonder gespreksinhoud) bewaren we 2 jaar, en van verwijderde gesprekken 5 jaar.

Wordt een account gesloten, dan bewaren wij het bewijs van die sluiting (wie het account sloot en wanneer: naam en e-mailadres van de aanvrager en diens verklaring over het telefoonnummer) en het logboek van handelingen op het account (auditlog) vijf (5) jaar, zodat wij later kunnen uitleggen waarom het account is gesloten. Daarna worden deze gegevens geanonimiseerd. Facturen, verbruik en factuurgegevens bewaren wij zeven (7) jaar vanwege de fiscale bewaarplicht. Na het wissen van je account bewaren we 60 dagen een niet-terug te rekenen code van je e-mailadres met het aantal gebruikte proefminuten, zodat met hetzelfde adres niet opnieuw proefminuten kunnen worden aangevraagd; daarna wordt die code automatisch verwijderd. Voor het proefgesprek bewaren we een niet-terug te rekenen versleutelde vorm van je IP-adres maximaal 35 dagen, om misbruik van proefminuten te voorkomen.

Betaalgegevens bij Stripe. Na het wissen van je account blijven bij Stripe, onze betaalprovider, je e-mailadres, naam en factuuradres bij de facturen bewaard, omdat de wettelijke bewaarplicht dat vereist. De betaalmethode (kaart of rekening) wordt verwijderd.

Gespreksregistraties bij Twilio. Onze telefoonprovider Twilio houdt per gesprek een eigen registratie bij, met het nummer van de beller. Die registraties worden wekelijks verwijderd zodra ze ouder zijn dan de bewaartermijn van gespreksgegevens (90 dagen).

Overige gegevens, 90 dagen. Vier soorten technische gegevens bewaren we 90 dagen en verwijderen we daarna automatisch: de niet-terug te rekenen code van het nummer van een beller bij een noodomleiding (wanneer een gesprek wegens een storing rechtstreeks naar het nummer van de klant wordt doorgezet), mislukte achtergrondtaken, pogingen om een telefoonnummer te bevestigen, en meldingen van onze e-mailprovider over bezorging (bijvoorbeeld een mail die niet aankwam). De lijst met e-mailadressen waarnaar we niet meer mailen (omdat een mail terugkwam of als ongewenst is gemeld) bewaren we zolang dat nodig is om te voorkomen dat we die adressen opnieuw mailen.

8. Rechten van betrokkenen

U heeft als betrokkene recht op:

• Inzage in uw persoonsgegevens;
• Correctie van onjuiste gegevens;
• Verwijdering van uw gegevens ("recht op vergetelheid");
• Beperking van verwerking;
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• Gegevensoverdraagbaarheid;
• Intrekken van toestemming (indien van toepassing).

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@anna-ai.nl. Een klant kan zijn gegevens ook zelf downloaden via het dashboard (export); dat kan maximaal 3 keer per 24 uur.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

10. Cookies

Voor informatie over het gebruik van cookies verwijzen wij naar ons afzonderlijke cookiebeleid.

Met jouw toestemming in de cookiemelding gebruiken wij op onze website en tijdens het aanmelden meet- en advertentiediensten van Google (Google Analytics en Google Ads), Microsoft Clarity, Ahrefs, Meta (Facebook en Instagram), TikTok, LinkedIn en Reddit. Deze partijen ontvangen daarbij gegevens over je bezoek, zoals je IP-adres, browsergegevens en de pagina's die je bekijkt, en treden daarvoor op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Sommige van hen verwerken gegevens in de Verenigde Staten (zie hoofdstuk 6). Wij sturen hun nooit wat je in een formulier invult. Op de inlogpagina's, in het klantdashboard en in het beheer gebruiken wij deze diensten niet. Welke partij waarvoor wordt gebruikt en hoe lang gegevens worden bewaard, staat in ons cookiebeleid. Je kunt je toestemming altijd intrekken via "Cookievoorkeuren" onderaan de website.

Heb je in de cookiemelding toestemming gegeven voor analytische cookies, dan meten wij ook na het inloggen, in de aanmelding en in het klantdashboard, welke schermen je opent en welke stappen je zet, om Anna AI te verbeteren. Daarvoor gebruiken wij PostHog (PostHog Inc.) als verwerker, met opslag in de Europese Unie (Frankfurt). PostHog ontvangt alleen vaste meetpunten en een willekeurige code voor je account, geen naam, e-mailadres, telefoonnummer, gespreksgegevens, ingevulde gegevens of IP-adres. Wij bewaren deze gegevens 12 maanden. Grondslag is je toestemming in de cookiemelding; je trekt die altijd in via "Cookievoorkeuren", waarna wij niets meer meten.

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website. Bij materiële wijzigingen zullen wij u hierover informeren.

12. Contact

Voor vragen of verzoeken over dit privacybeleid kunt u contact met ons opnemen via:

Anna AI B.V.
E-mail: info@anna-ai.nl